Може ли делегирането на задачи да намали стреса в училище?

Помощник за училищни директори за делегиране на задачи

Всеки училищен директор и учител е затрупан с разнообразни задачи, за които мисли ежедневно. Когато знаете добре как да делегирате част от тези задължения, вие не само можете да подкрепяте развитието на хората в екипа си, но също и да освободите много пространство и време за важните неща във вашата работа, както и да бъдете по-спокойни и уверени в целия процес.

Доброто умение за делегиране обаче никак не е лесна работа и за много ръководители “пускането” на работни задължения е трудно, дори когато са затрупани със задачи. 

Често директорите и въобще мениджърите на организации отбягват делегирането, защото смятат, че е по-лесно да свършат сами цялата работа. Няма нужда да дават инструкции, ще им отнеме по-малко време, защото знаят какво искат да постигнат. За да видите обаче цялата картина, е важно да си отговорите откровено и на следните въпроси:

• С тази задача оползотворявам ли по най-добрия начин моето време?
• Наистина ли аз съм единственият човек, който може да я свърши?

Сред другите често срещаните оправдания, които директори и различни ръководители използват, за да отбягват делегирането, е “аз ще го свърша по-добре”. Дори в тази мисъл да има доза истина, има и един голям капан, че имате ниски очаквания към хората в своя екип и не са способни да свършат по правилен начин конкретна задачата.

Знаете ли, че програма “Училища за пример” е единствената квалификационна програма, която подкрепя училищата не само до осъвременяват педагогическите си практики, но и да подобряват управлението си. През програмата формалните и неформални лидери в училището могат да се научат ефективно да делегират, да разпределят задачите си и да изграждат сплотен управленски екип на училището.

Ако сте с с очакване, че хората в екипа са неспособни, дори да не са, те ще се държат като такива, защото проекциите от позицията на властта са много силни. (т.н. “самоосъществяващо се пророчество”). 

Опитът показва, че много често, когато една задача не е свършена добре, причината за това е лошата комуникация при делегирането, не самото делегиране. По-долу в статията споделяме няколко съвета за ефективно делегиране на задачи, които се надяваме да са ви полезни.

Съвети за по-добро делегиране на задачи за директори:

1. Бъдете наясно какво можете да делегирате 

Не всяка задача може да бъде делигарна. Но по-голямата част от отговорностите на директора в училище могат да бъдат споделени и с други хора. Вие като ръководител, който е отговорен за наемането на всички хора в училищния екип, познавате най-добре силните и слабите страни на всеки от учителите и непедагогическия персонал в училище. Познаването на качествата, но и на амбициите за професионално развитие и интересите на различните хора, е изключително полезно, за да прецените дали конкретна задача е подходяща за някого и не.

Върнете се към въпроса “С тази задача оползотворявам ли по най-добрия начин моето време?” – ако отговорът е “не”, това е прекрасна възможност за делегиране или развитие на нови умения и знания за друг колега в екипа. В допълнение делегирането на отговорни задачи е знак на доверие и показва, че оценявате приноса на своите колеги в развитието на училището. 

2. Дайте ясни инструкции и обсъдете задачата с човека, на който я делегирате

Прехвърлянето на работа на някой друг не е делегиране. Трябва да сте наясно с това от самото начало. При възлагането на задачата е важно да обясните подробно и ясно защо делегирате тази задача, защо смятате, че това е правилният човек за нея, и как изпълнението ще е полезно за целите на училището, но и за професионалното развитие на този човек. Делегираните задачи идват със своя контекст и трябва да са пряко свързани с целите на училището. 

При даването на инструкция за задачата не забравяйте да обърнете внимание:

• каква е целта и как изглежда крайният резултат, който се търси (как ще бъде измерен);
• какъв е крайния срок и колко време има за работа; 
• разполага ли делегираният колега с нужните инструменти или информация, необходима за изпълнение на задачата, осигурили ли сте достъп до тях; 
• каква подкрепа би имал нужда в процеса;
• как ще проследите изпълнението на задачата – накрая или ще имате възможност за даване на обратна връзка в процеса, за да свери дали върви в правилна посока.

Не забравяйте, че даването на инструкция при делегирането е диалог, а не монолог. Изключително ценно е човекът, на който делегирате да се чувства комфортно да зададе всички въпроси и да адресира всички неясноти, които има. Това в последствие ще спести много време и разочарования.

За да се достигне до ефективно изпълнение на задачата, делегираният колега преминава през различни нива на възприемане на информацията, за които директорите трябва осигурят време (ако е възможно) и да подходят с търпение. Спрямо съдържанието на задачата те са:

• Помислено е, но още не е изказано за проверка на разбирането
• Казано е, но още не е разбрано напълно
• Разбрано е, но все още не е напълно прието
• Прието е, но още не е приложено

3. Осигурете нужните ресурси и ниво на достъп/авторитет

Ако колегата, на който делегирате конкретна задача има нужда от допълнително обучение, ресурси или ниво на достъп за изпълнението на конкретна задача, вие сте този, който трябва да ги даде. Това включва и комуникацията с останали колеги на това, че сте делегирали определени задължения, роли и задачи на конкретен човек. Това му позволява да има свобода за действие, но също и е сигнал за доверие и вяра в потенциала на съответния човек. Откритата комуникация с целия екип позволява и на другите хора в екипа да знаят защо този човек поема тази задача и да се чувстват овластени – т.е. че те също могат да поемат отговорни задачи, ако заявят ясно своята мотивация, способности и желание в тази посока. Тази откритост ще създаде още по-голямо доверие в екипа, а на вас ще ви попогне да имате не един или двама доверени хора, на които може да делегирате, а цял екип. 

4. Не бъркайте делегирането с микромениджмънт 

Обратното на ефективното делегиране е микромениджмънта, при който ръководителят дава твърде много въвеждаща информация, много конкретна посока, подробен (и единствен правилен) начин за изпълнение и отделя твърде много време за преглед на делегираната работа. Микромениджмънтът не дава възможност на делегираният колега свобода да взема решения, да учи от грешки и да развива собствените си умения. Той по-скоро стресира колегата, че трябва да изпълни изискванията на ръководителя, без да мисли за целта и подобряване на изпълнението на задачата.  Лошото делегиране и микромениджмънтът могат да предизвикат неудовлетвореност и объркване за всички участващи страни, затова подсигурете с открити разговори, че двете страни се чувстват добре, имат свобода и нужните ресурси да изпълнят задачата.

5. Бъдете търпеливи

Понякога изпълнението на конкретна задача ще отнеме повече време на човека, на който сте я делегирали, отколкото на вас самите. Това обаче не бива да ви спира да работите за ефективно делегиране. Бъдете търпеливи и дайте време на колегата да се научи, да стане уверен и да я прави и по-бързо с времето. Това със сигурност в дъгосрочен ефект ще спести много от вашето време.

6. В края обменете обратна връзка за изпълнената задача

Обсъждането на изпълнението на задачата е изключително ценно за човека, на който делегирате, за да чуе вашите препоръки и възможности за подобрение, както и какво се е получило добре. Това дава допълнителна гаранция, че следващия път задачата може да бъде изпълнена по-ефективно.

Обратната връзка е много ценна и за вас самите, затова не се колебайте и вие да питате за конструктивна обратна връзка. Делегираният може да ви даде информация кое му е помогнало, което му е било трудно в процеса на инструкция и последващата подкрепа. Тази информация ще ви позволи и самите вие да подобрите уменията си за делегиране и ще допринесе с допълнително доверие между вас и колегата или последващото делегиране на други колеги.

В края на статията споделяме и списъка на Джим Каткарт за делегирането, който ще ви помогне допълнително да вдъхновявате, мотивирате и напътстват служителите си по пътя към големите постижения.

Помислете за ситуация, в която делегирате нещо и отговорете на въпросите:

• ЦЕЛ – Разбира ли делегираният целта и приема ли задачата?
• ИНСТРУМЕНТИ – Разполага ли делегираният с инструментите или информацията, необходима за изпълнение на задачата?
• ОБУЧЕНИЕ – Преминал ли е делегираният през нужното обучение за това как да използва инструментите/ресурсите правилно?
• ВРЕМЕ – Има ли делегираният достатъчно време, за да приложи наученото и да изпълни задачата?
• ИСТИНА – Знае ли делегираният как всичко това се вписва заедно?
• ПРОСЛЕДЯВАНЕ – Предоставяте ли необходимата обратна връзка, за да е на прав път делегираният при осъществяването на задачата?
• ПОДКРЕПА – Има ли достатъчно подкрепа и насърчение?
• ДОВЕРИЕ – Имате ли доверие в делегирания по отношение на уменията и нивото му/ѝ на професионализъм?

Не пропускайте да се запишете и за безплатния уебинар на 29 ноември 2022 г. “Как да създадете позитивна училищна култура“. В него ще научите как училището може да създаде истинска приобщаваща среда за ученици, учители и родители.

Прочетете още:

Как и защо да делегираме отговорности на учениците?

За статията са използвани следните източници:

https://www.concordia.bg/fileadmin/BG/%D0%9D%D0%BE%D0%B2%D0%B8%D0%BD%D0%B8/Final_Social_Guide_BG_Online.pdf, Образователен наръчник за мениджъри на социални услуги, Авт. колектив, Фондация “Конкордия Румъния”, Букурещ, 2018

https://online.hbs.edu/blog/post/how-to-delegate-effectively

https://isminc.com/advisory/publications/the-source/delegation-helps-you-develop-leaders-and-use-your-time-wisely