Как времето да ви стига за всичко – стъпка по стъпка

Полезни идеи за управление на времето, ако сте учители или директори, които може да приложите не само в училище, но и в личния си живот

Управлението на времето безспорно е едно от най-ценните умения за един учител, а с преминаването в хибридни и онлайн формати на преподаване, то става още по-ценно. Новите формати изискват отделяне на още повече време за учене и адаптация, за координация и сработване с колеги, ученици и родители или разрешаване на непредвидени ситуации. В тази публикация споделяме различни идеи и стратегии, които да ви помогнат като учители да подобрите своите практики в тази сфера и да имате достатъчно време за всичко (и в личен и в професионален план), за да се чувствате по-уверени, по-спокойни и щастливи. Защото това е и голямата цел на управлението на времето – да се научим да контролирате и навигирате смело задачите във времето, с което разполагаме, а не да бъдем техни жертви.

Първа стъпка: Направете одит и анализ на времето си

Знаете ли колко време отделяте за всяка задача? Кои задачи “изяждат” най-много от времето ви и за кои не ви остава време? Дори да не се затруднявате да отговорите на тези въпроси, горещо ви препоръчваме да направите одит на своето време. Той е първата стъпка, защото ще даде реалистична представа за какво използвате времето си и къде може да предприемете действия за оптимизиране и подобрение.  

Как да направите одит на времето си?

В рамките на седмица записвайте всеки ден какво правите във всеки час от деня в подробна таблица. 

След това обобщете събраната информация по категории. Може да използвате категории, които са релевантни за вас като: сън, хигиена, транспорт, хранене, домакински задачи, работа, обучение, семейство и приятели, физическа активност, забавление, друго. Изберете категориите, които най-добре обобщават определени дейности за вас и отбележете по колко часа всеки от дните сте отделяли за всяка от тях. Също не използвайте твърде много категории.

Накрая на одита идва време и за анализа. Прегледайте данните и изведете тенденции и закономерности, като: 

• Спите под 6 часа на вечер повече от 2 дни на седмица
• Не прекарвате време с приятели
• Работите повече от 10 часа на ден повече от 2 дни на седмица

Стъпка 2: Поставате си приоритети и план за действие

След първата стъпка с одита и анализа вече имате по-ясна представа за това какво се случва с времето ви и къде отива то. Не е задължително да имате отговор на въпроса “защо” на този етап, но пък сега е времето да си поставите цели и да решите какво искате да подобрите, за да изготвите и план за действие и следващи стъпки. Тук идват на помощ ясните приоритети. Съответно в графика ви ще влязат първо най-важните неща, после текущи задачи и накрая извънредни неща.

Ето и няколко полезни съвета за поставяне на годишни приоритети:

• Като учители най-добре е да използвате учебна година, а не календарна година.
• Определете не повече от три големи приоритета.
• Препоръчително е да имате по един приоритет във всяка от трите сфери: работа-сега, работа-бъдеще, и аз съм човек (личен живот).
• Имайте обща идея какъв е редът на важност на вашите приоритети. (Да, и приоритетите си имат важност).

Сега определете своите приоритети, а след това и конкретните си цели: 

• Направете списък на основните си цели (не повече от пет) за всеки приоритет.
• Правете целите си SMART (Специфични, измерими, амбициозни, реалистични, с ясен времеви диапазон). 
• Степенувайте целите по значимост. Задайте си въпроса: “Кои за мен са най-важните неща, които трябва да направя?”

След като подредите и опишете всичко, трябва да имате вече подобна таблица:

Следващата стъпка е да разбиете целите на още по-малките елементи – дейности и конкретни задачи. Когато вече имате съставните елементи на всяка цел изготвянето на плана е поставянето на конкретните задачи и дейности във времеви план. Много полезно за тази част е да използвате google sheets или онлайн инструменти. Те са полезни, за да видите голямата картина и как се напасват дейностите една след друга, има ли нещо, което трябва да се свърши първо, за да започне следващата дейност или трябва да вървят паралелно и пр. След като имате голямата картина, може да видите дали има периоди, в които имате повече натоварване, дали нещо липсва и не е балансирано и как може реално да оптимизирате времето в отделни задачи.

Тук може да разгледате два примерни темплейта на планове (в google sheets), които да използвате. Копирайте и ги адаптирайте, като ги приспособете по най-подходящия начин за вас:

• RoadMap
• Управление на времето

Стъпка 3: Следвайте плана с подходящи инструменти

Следващата стъпка е най-логичната – следвайте плана. Но тук идва и голямата трудност – как да го направите ефективно, защото често не е лесно да разрушим от предишните си навици и поведение.

За щастие има доста инструменти, които могат да ви помогнат, за да следвате своя план и приоритети по-успешно. Тук може да разчитате на електронни календари, приложения за задачи и дори старите тефтери на хартия. 

В тази публикация сме ви събрали полезни инструменти, които препоръчваме, част от тях самите ние ползваме и много полезна информация кое как може да ви е полезно. 

Стъпка 4: Няколко съвета за планиране на времето в календара

• Започнете с фиксираните задачи, за които знаете точно кога и какво правите – часове, дежурства, консултации, път, сън, закуска, вечеря. Най-добре е, ако ползвате календар, да ги отбележите в конкретните часови диапазони и да блокирате това време.

След това вкарайте останалите приоритетни задачи, за които нямате фиксирани диапазони от време.

• Планиране на уроци – прегледайте кои от дните имате най-малко часове и отделете останалото време за подготовка. Поставете си конкретна цел за бройка и класове, за които ще планирате.
• Комуникация с родители – определете един ден, в който в рамките на един час ще комуникирате с родители регулярно – споделяне на успехи и предизвикателства и пр.
• Проследяване на прогреса по плана и целите – отделете един час седмично, за да отбелязвате резултати в плана и как вървите с напредъка по основните си приоритети. 

По идентичен начин може да заделите време за оценяване на контролни работи, работа по проекти, адаптиране на уроци, извънкласни дейности и пр.

• Използвайте различни цветове в календара. Изберете си конкретен цвят в календара за всеки приоритет. Така, когато си погледнете календара и един цвят липсва, а пък друг доминира, ще може ясно да се ориентирате къде е проблемът.
• Планирайте времето преди и след ангажимент и го нанесете в календара (напр. пътуване, принтиране, подредба на класна стая и пр). По идентичен начин планирайте и блокирайте време в календара за сутрешен ритуал, транспорт, хранене, спорт, сън, т.н. и го нанесете в календара.
• Направете си списък с еднократни събития, за които знаете, че ще се случат и биха изисквали време от вас (обучение, изпит, конференция, т.н.). Дори да не знаете точната дата и час, отбележете ги на видимо място за месец/седмица и разпределете в календара веднага щом имате информация за точната дата и време.
• Направете си списък с всички крайни срокове, за които знаете (курсова работа, проект и т.н) и ги нанесете в календара.
• Запазете си блокове от време, като групирате еднообразните дейности (телефонни обаждания, имейли) и ги нанесете в календара. Добра препоръка е да гледате имейла си само в определеното време, не непрекъснато, защото той много разсейва. Внимавайте също с времето в социалните мрежи.

Стъпка 5: Грижете се за своето емоционално, психическо и физическо здраве редовно

Едно от нещата, които ни стресират най-много при управление на времето е именно невъзможността да правим нещата, от които имаме нужда и които ни карат да се чувстваме добре. Затова е важно да отделяте в календара достатъчно време не само за работни задачи и задължения, но и за хобита и любими занимания, хубави мигове прекарани с близките и физическа активност (особено около заседяването с дистанционното обучение). Когато имате време за всичко това много по-лесно ще се наслаждавате и на работните задължения.

Ето и няколко конкретни съвета, които ще са ви от полза в тази посока:

• Всеки ден планирайте да направите нещо, което ви прави щастливи.
• Запазете време за себе си – затворете компютъра и правете нещо различно от ежедневието си. Погрижете се за красотата си, за увереността си, за това да се чувствате добре в кожата си – пуснете си любима песен и танцувайте или се обадете на стара приятелка, прочетете роман и пр.
• Планирайте почивките си.
• Пийте достатъчно вода – дехидратирането води до умора, мускулна слабост, виене на свят. Винаги носете с вас бутилка вода, когато сте в училище или дръжте наблизо на бюрото по време на дистанционното обучение и подготовката на уроци.
• Обърнете внимание как се храните – с какво, колко често, и кога. Нередовното хранене, недостатъчното хранене и “лошите” бързи храни не дават достатъчно храна на организма, за да се справи с натовареното учителско ежедневие. Създайте си навик да носите храна от вкъщи или да излизате за обяд, а не просто да хапвате пред компютъра.
• Научете се да дишате правилно.
• Движете се „неусетно” – използвайте стълби, вървете пеша, направете кръгче на етажа, отидете на “ходеща” среща. Правете кратки упражнения за тонус докато сте на работа. Ако имате желание, запишете се на спорт и го направете част от рутината си – йога, плуване, дори и тичане сутрин с кучето в парка е прекрасен начин да започнете деня и да вдигнете тонуса и да дадете на тялото ендорфини, кислород и още редица ползи.
• Научете повече за енергийния си цикъл и се възползвайте от него (тук ще ви разкажем допълнително в друг брой на бюлетина).

Прочетете още:

Как да овладеем стреса и да се справим с тревожността?

Кои са 5-те елемента на благосъстоянието и как можем да ги подобрим?

От учители за учители: Идеи за качествена почивка и презареждане на батериите през ваканцията

Надяваме се тази дълга статия да ви е полезна при планирането на времето. Голяма част от нея е създадена върху материали от обученията на учители в програмите на “Заедно в час” и ресурси на Елена Радева, преподавател в Американския универиситет в Благоевград, верен съмишленик и бивш колега от екипа на “Заедно в час”. Ще се радваме да ни споделите на newsletter@zaednochas.bg още идеи и изпробвани от вас техники за управление на задачите и организиране на времето.